500 Kilometer Regeling

Als je gebruikt maakt van de 500 kilometer regeling, dan is het van belang te weten wat precies zakelijke kilometers zijn en hoe je een acceptabele registratie bijhoudt.

Wat zijn zakelijke kilometers:

Zakelijke kilometers zijn kilometers die je voor je werk rijdt, dit klinkt logisch maar hier zijn nogal wat grijze gebieden. Wij proberen deze grijze gebieden zwart-wit te maken. Een aantal vragen op dit gebied liggen bij de belastingdienst. Een aantal situaties weten we zeker en een aantal situaties staat ter discussie.

De volgende situaties weten we zeker:

- Kilometers voor noodzakelijk onderhoud zijn zakelijk.

De belastingdienst noemt hier nog wel het volgende hilarische voorbeeld als uitzondering: "Een directeur-grootaandeelhouder heeft de beschikking over een oldtimer op naam van zijn BV. Ter voorkoming van stilstand en daardoor schade aan de oldtimer acht hij het wenselijk om regelmatig zomaar een ritje met de auto te maken en deze ritten als zakelijk aan te merken. Dit soort ritten worden door de fiscus niet als zakelijk aangemerkt."

- Kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijk. (bijvoorbeeld om te lunchen)

De zogenaamde "lunchkilometers"  zijn zowel in hoger beroep als bij de hoge raad als zakelijk aangemerkt. Er kan nu definitief gesteld worden dat woon-werk kilometers, ongeacht het aantal keren per dag, als zakelijk aangemerkt worden. (VAVDZ is in aktie op dit punt, lees hier meer)

De belastingdienst heeft ons aangegeven de volgende criteria te hanteren om te bepalen wat zakelijke kilometers zijn:

Werknemer: "Had de werkgever (inhoudingsplichtige) voor deze kilometers een onbelaste vergoeding van € 0,19 kunnen geven als de werknemer zijn eigen auto had gebruikt? De werkgever mag dat doen als de kosten gemaakt zijn ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking of als de vergoedingen naar algemene maatschappelijke opvattingen niet als een beloningsvoordeel worden ervaren. Het beleid van de werkgever is hierbij een belangrijke maatstaf waarbij het echter niet zo mag zijn dat werkgever en werknemer pretenderen dat er sprake is van een ‘onkostenvergoeding’ terwijl in werkelijkheid bedoeld wordt dat de werknemer een gunst of een beloning krijgt van de werkgever."

Ondernemer: "Voor een ondernemer wordt de reis met zijn ‘auto van de zaak’ als zakelijk aangemerkt als hij of zij de kilometers ten behoeve van zijn onderneming aflegt. Om te beoordelen of de kilometers zakelijk zijn is het antwoord op de volgende vraag van belang: Zouden deze kilometers voor een bedrag van € 0,19 per kilometer niet tot de winst behoren (en dus ondernemingskosten zijn) als de ondernemer zijn eigen auto had gebruikt? De ondernemer moet aannemelijk maken dat de rit is gemaakt uit zakelijke overweging. Hierbij is wel enige nuancering op zijn plaats; er is geen sprake van ondernemingskosten in een situatie waarin tussen de kosten en het nut ervan een zodanige wanverhouding bestaat dat geen redelijk denkend ondernemer kan volhouden dat zakelijke belangen hebben geleid tot de kosten of dat geen redelijk denkend ondernemer zo gehandeld zou hebben."

Rittenregistratie:

Een sluitende en controleerbare rittenregistratie is voldoende bewijs voor de belastingdienst. Een rittenregistratie moet aan een aantal eisen voldoen. De belastingdienst noemt de volgende punten:

• het merk van de auto
• het type van de auto
• het kenteken van de auto
• de periode waarin u de auto tot uw beschikking hebt
• de ritgegevens, een rit is de enkelereisafstand tussen twee adressen.

Een ritregistratie moet vervolgens controleerbaar zijn. De belastingdienst noemt hier de volgende punten die uw ritregistratie controleerbaar maken:

• kantooragenda’s
• orderbriefjes
• garagenota’s
• elektronische routeplanners

U wordt gevraagd zowel de rittenregistratie, als de controlemiddelen tot en met 5 jaar na afloop van het kalenderjaar te bewaren. De Belastingdienst kan er bij een controle om vragen.

De Belastingdienst kan naast de rittenregistratie en de aanvullende informatie ook gebruik maken van andere gegevens om uw rittenregistratie te controleren. Zo worden er gegevens van het Centraal Justitieel Incasso Bureau gebruikt (boetes). Ook worden flitsauto's ingezet om te controleren bij bijvoorbeeld grensovergangen tijdens de schoolvakanties of bij pretparken.

Gebruik van een Blackbox

Een blackbox kan ook dienen als bewijs. Een voorwaarde is dat elke afzonderlijke rit terug te vinden moet zijn in de schriftelijke rapportage. Een black box mag verder niet uitgeschakeld kunnen worden. Bij een black box moet u zelf aangeven of het om een zakelijke rit of een privérit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenregistratie is daarom een relatie met andere bescheiden (zoals agenda's) nodig.